Skip to main content

5 cara utk menghilangkan telepon helpdesk yang mengganggu.

Five easy ways to eliminate those annoying help desk calls

By Sam Narisi | September 5, 2012, 9:37 AM PDT

Nearly all IT departments are overworked and understaffed right now. And in many organizations, no area is feeling the crunch more than the help desk.

In fact, IT departments say their help desk staff is just slightly more than half the size it should be, according to a 2011 survey from Robert Half Technology. On average, the companies surveyed employed one held desk staffer for every 112 users. However, when asked what the ideal ratio would be, the average answer was 65 to 1.

To make things worse, those too-small staffs often spend a lot of time fielding calls that can be preventable, are frivolous or just downright annoying. That includes simple questions most computer users should be able to answer by now, as well as calls about personal technology the IT department has no responsibility over.

Fortunately, it's possible to reduce the volume of those help desk calls by increasing training, creating or tweaking policies, and taking other steps.

Here are some things IT departments can do to cut the volume of help desk calls:

1. Create a social help desk

One of the effects of the consumerization of IT and the growing BYOD trend is that more users are working with technology that they understand and enjoying tinkering with. Also, the ubiquity of smartphones and other advanced gadgets means many people are more comfortable with technology in general.

IT departments can use that to their advantage by creating a social help desk where users can answer each other's questions and offer advice to their peers. Many companies are having success by setting up support groups for users with personal smartphones - for example, IT can create a section of the company's intranet where iPhone users can post questions or collaborate on wiki documents.

2. Have a help desk liaison in each department

Another benefit of users' increasing tech knowledge is that most or all of the departments in a company probably have at least one person with enough expertise to answer at least basic support questions. IT can recruit some of those people and have them act as an initial contact for when the rest of the department has tech problems.

IT can seek out volunteers for that role, and will often find some people who are more than willing to help. That can greatly reduce the number of basic questions that come through and give IT staff more time to deal with serious issues.

3. Write policies on what calls are accepted

Users often turn to the help desk for help with their own technology equipment - and that's becoming even more common now that the line between personal and work devices is blurring. In some cases, that's not a problem - many help desk staffers are more than happy to offer advice to help out their co-workers.

But in other organizations, things might spiral out of control and the help desk could be constantly fielding calls to fix personal issues. If that happens, it's time to make a policy about what calls the help desk will answer and make sure the rules are communicated to all users.

4. Educate users - and follow up

Help desks often have to answer a distressing amount of calls from not so tech-savvy users who have basic questions about Office applications or other common software. Many organizations attempt to limit those calls by offering basic computer training for users who need it - but often, they don't do enough to follow up and make sure the education is having the desired effect.

Offering training sessions on a regular basis can help, but IT departments should also make sure they're providing users with adequate reference materials so they can answer questions on their own. That can include print-outs, or an easy-to-navigate self-service IT support website. Staffers can also use calls as an opportunity to remind users about the tools that are available.

5. Let users know a problem has been reported

Many help desk calls involve several users - for example, when a department's printer isn't working  or if there are hiccups in the company's Internet connection - and a lot of time can be wasted by all of those people calling in to report the same issue.

IT can cut down by informing all affected users that a problem has been reported and that it's being worked on. For example, a notice can be posted on the help desk portal, if the company uses one, or a quick email can be sent to all necessary users. That will also give people an update on the status of the problem, which they'll appreciate.

Conclusion: Train the help desk, too

In some companies, the relationship between the IT help desk and the rest of the company isn't so great. Sometimes, users are to blame for the way they communicate with the help desk - but the IT staff can often do things better, too.

So in addition to changing user behavior to make the help desk run more smoothly, IT departments can also focus on keeping help desk employees trained in the key soft skills they need to deal with users.


Keseluruhan hal diatas dapat ditangani dengan implementasi helpdesk system ServiceDesk Plus.

Dengan mudah user dapat login ke helpdesk system untuk melihat:
+ status permasalahan
+ FAQ ttg banyak hal
+ Knowledgebase yg berasal dari solusi permasalahan yang selesai.

Gunakan ServiceDesk Plus untuk manajemen helpdesk Anda, bahkan yang versi standard pun sudah sangat berguna untuk Anda.

Anda punya kendala dengan budget, gunakan versi annual sehingga lebih hemat.

Anda tidak punya tim helpdesk nya? Kontak kami untuk solusi helpdesk lengkap dengan tim helpdesknya.

Kami siap melayani Anda.

build-access-manage at dayaciptamandiri.com

Comments

Popular posts from this blog

Alat - Alat Fiber Optic dan Fungsinya

1. Fusion Splicer Fusion splicer atau sering dikenal sebagai alat untuk menyambungkan serat optik ini merupakan salah satu alat yang digunakan untuk menyambungkan sebuah core serat optik, dimana serat tersebut terbuat / berbasis kaca, dan mengimplementasikan suatu daya listrik yang telah dirubah menjadi sebuah media sinar berbentuk laser. Sinar laser tersebut berfungsi untuk memanasi kaca yang terputus pada core sehingga bisa tersambung kembali dengan baik. Perlu kalian ketahui, bahwa fusion splicer ini haruslah memiliki tingkat keakuratan yang cukup tinggi, hal ini ditujukan untuk menghasilkan hasil penyambungan yang sempurna, karena pada saat penyambungan tersebut akan terjadi proses pengelasan media kaca serta peleburan kaca yang akan menghasilkan suatu media, dimana media tersebut akan tersambung dengan utuh tanpa adanya celah-celah, hal ini dikarenakan media tersebut memiliki senyawa yang sama. 2. Stripper Atau Miller Sama seperti kabel - kabel yang lain, salah satunya seperti kab

Cara Menghitung Ampere Motor 3 dan 1 Phase dengan Rumus Daya

Sering kali, anda menjumpai motor listrik untuk menggerakan mesin pada pabrik - pabrik sekarang dan kebanyakan 85% didalam pabrik menggunakan motor listrik untuk menggerakan mesinnya. motor listrik ada 2 jenis Phase yang pertama adalah 3 phase yang di mana ada tegangan R S T sedangkan yang ke dua adalah 1 Phase dimana motor listrik hanya diberi tegangan phase dan Netral aja, contohnya seperti pumpa air dirumah.     Dari motor - motor tersebut maka anda sangat perlu untuk menghitung amperenya dimana anda membeli motor 1 phase tapi kapasitas rumah anda hanya 450 Watt saja maka anda harus menghitung motor airnya harus di bawah dari 450 Watt. Plate Motor 1 Phase  Diatas adalah name plate motor 1 phase dimana   sudah di ketahui KW dan Amperenya jika hanya di   ketahui KWnya saja bagaimana seperti berikut   menghitungya:  Diket : P : 8 KW = 8 x 1000 = 8000 Watt V : 220V Ditanya : Berapa Nilai Amperenya? Rumus daya  Motor 1 Phase: P = V x I I  = P/V Keterangan : P  : Daya ( Watt ) I   : Arus

Cara Menghitung Satuan Volt, Ampere, dan Watt

Sangat penting untuk mengetahui satuan dalam bidang yang ingin anda pahami, dalam bidang listrik untuk mengetahui satuan seperti volt, ampere, dan watt. Ketika anda tidak mengetahui satuan dari bidang listrik ini sama saja dengan tidak tahu dalam teori dasar dan anda sekarang bisa memperlajari dengan jelas dalam artikel saya berikan ini. Saya akan memberikan langkah demi langkah agar mudah untuk dipahami. Pengertian Volt (Voltage) Volt (Voltage) adalah standart satuan listrik yang menunjukan atau menerangkan sebuah nilai tegangan dalam listrik. Volt atau bisa disebut tegangan hanya bisa diukur dengan alat yang bernama voltmeter atau multitester, volt mempunyai bermacam-macam nilai tegangan dan juga tipe atau karekter yang berbeda. Volt Mempunyai 2 tipe atau karakter Volt atau tegangan listrik ini mempunyai jenis 2 tipe yaitu tegangan AC atau bisa disebut tegangan bolak-balik. kemudian tegangan DC (Direct Current) atau bisa disebut dengan tegangan searah. Untuk mengatahui apa itu tegan

Cara Menentukan Ukuran Kabel Instalasi Listrik

Dalam sebuah instalasi listrik di sebuah rumah atau bangunan, penggunaan kabel listrik haruslah diperhatikan betul. Mengingat kesalahan penggunaan dan pemasangan kabel dapat membahayakan manusia atau penghuni rumah. Dalam menggunakan sebuah kabel ini dari anda harus tahu jenis kabel yang akan di pasang, berapa ukuran kabel listrik, luas penampang maupun panjang kabel listrik. Ukuran Kabel Listrik Seperti yang kita ketahui bersama bahwa fungsi sebuah kabel listrik adalah untuk menghantarkan arus listrik dari sumber listrik menuju beban daya suatu alat listrik. Yang dimaksud dengan ukuran kabel lisrik adalah luas penampang kabel . Sehingga setiap ukuran kabel listrik akan menggunakan satuan mm2 . Mengapa menggunakan ukuran kabel yang tepat sangat penting ? karena kesalahan dalam penentuan ukuran kabel dapat menyebabkan resiko yang fatal. Beberapa kode yang sering ditemukan pada sebuah kabel listrik yaitu : 1 X   1,5 mm 1 X   2,5 mm 2 X   1,5 mm 2 X   2,5 mm Keterangan : Angka sebelum kal

Jenis Kabel Listrik beserta Fungsi dan Gambarnya

Berbicara mengenai kabel listrik tentu sangat luas sekali. Kabel listrik sendiri merupakan komponen yang memiliki peran vital dalam berbagai peralatan elektronik yang kita gunakan sehari-hari. Dari kegunaannya, jenis-jenis kabel listrik ini sangat banyak dan beragam. Pemakaian jenis kabel pun harus tepat agar tidak menyebabkan konsleting listrik. Untuk itu penting sekali mengetahui jenis jenis kabel listrik berikut ini. Kabel listrik Kabel listrik merupakan sebuah komponen konduktor yang berfungsi untuk menghantarkan arus listrik ke benda-benda atau peralatan yang membutuhkan energi listrik agar dapat bekerja. Meskipun jenis-jenis kabel listrik sangat banyak, tetapi pada umumnya setiap kabel listrik terdiri dari dua bagian utama, yakni bagian isolator dan bagian konduktor. Bagian-bagian Kabel Listrik Pada kabel listrik, bahan isolator merupakan bahan yang tidak dapat menghantarkan arus listrik. Pada isolator terdiri dari pembungkus kabel yang memiliki fungsi sebagai pelindung (agar tid

Fungsi dan Cara Setting MCCB ( Moulded Case Circuit Breaker )

Mengulas lebih dalam tentang MCCB - dunia listrik sangat banyak sekali peralatan listrik sebagai pengaman untuk keselamatan dari bahaya listrik maupun untuk mengamankan sebuah motor dan peralatan listrik lainya dari bahaya short circuit. Apa itu MCCB ? MCCB adalah singkatan dari Moulded Case Circuit Breaker, sebagai pengaman terjadinya hubung singkat short circuit dan beban lebih overload agar tidak terjadinya kerusakan pada motor listrik maupun kebakaran yang disebabkan oleh short circuit yang selalu menimbulkan bunga api. MCCB biasanya digunakan oleh industri karena MCCB hanya untuk pengaman listrik 3 phase, dan motor listrik industri juga menggunakan listrik 3 phase, jadi jika anda ingin bertemu apa itu namanya mccb dan dan digunakan untuk apa mampir deh pabrik terdekat dan minta tolong untuk dilihatkan apa itu mccb. Pole MCCB Mccb memiliki macam – macam pole: 1 Pole, 2 Pole, 3 Pole, 4 Pole Mccb memiliki macam – macam kA: 36kA, 50kA, 85kA, 100kA Karakter MCCB - Hanya menggunakan 3 p

Perbedaan Antara KW, KVA, KWH, KVAr

Apa definisi KVA, KW, Watt, KWH, KVar, dan apa perbedaannya? Mungkin kita pernah menjumpai satuan listrik yang terkadang ditulis dengan menggunakan Watt, KW, atau KVA, Dan ini sering menjadi pertanyaan bagi kita, apa sebenarnya perbedaan satuan KW dan KVA, dan berapa 1 kVA, atau mungkin berapa itu 1 KVA KW? Selain itu kita juga sering mendengar istilah KWH, maka pertanyaannya, 1 KWH berapa Watt, atau 1 Kw berapa KWH? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut penjelasan mengenai apa yang dimaksud dengan KVA, KW, Watt, KWH, Kvar, dan apa perbedaannya. Apa yang dimaksud dengan KVA, KW, KVAr, dan KWH? Dalam listrik tiga fasa, terdapat 3 jenis daya listrik yang disebut juga dengan segitiga daya, yaitu: Daya Semu (KVA) Daya Aktif (KW) Daya Reaktif (KVAr) KVA KVA (Kilo Volt Ampere) untuk daya listrik yang tidak terlalu besar biasanya cukup menggunakan satuan daya VA (Volt Ampere). 1 KVA = 1000VA KVA adalah satuan daya listrik yang diperoleh dari perhitungan rumus daya, atau biasa disebut de

Pengertian Konektor RJ45 dan Fungsinya Lengkap

 RJ45 adalah konektor kabel ethernet yang kebanyakan memiliki fungsi sebagai konektor pada topologi jaringan komputer LAN (Local Area Network) dan topologi jaringan lainnya. RJ itu sendiri adalah singkatan dari Registered Jack yang merupakan standard peralatan pada jaringan yang mengatur tentang pemasangan kepala konektor dan urutan kabel, yang digunakan untuk menghubungkan 2 atau lebih peralatan telekomunikasi (Telephone Jack) ataupun peralatan jaringan (Computer Networking). Juga merupakan suatu interface fisik dari jaringan kerja (network) , untuk kegunaan telekomunikasi dan komunikasi data. Konektor RJ45 memiliki fungsi untuk memudahkan penggantian pesawat telpon atau memudahkan untuk di pindah-pindah serta mudah untuk di cabut tanpa khawatir tersengat aliran listrik dan menghubungkan konektor LAN melalui sebuah pusat network. Konektor RJ45 memiliki 8 buah pin. Pin pertama terdapat di paling kiri apabila pin RJ45 menghadap ke anda, di ikuti pin nomor 2, 3, 4 dan seterusnya. Cara pe

MENGENAL PANEL LISTRIK , JENIS DAN SPESIFIKASINYA

Pengertian Panel Listrik Panel listrik adalah suatu benda berbentuk kubus dengan berbagai ukuran ataupun bervariasi dengan sebelah sisi dibuat lubang selebar hampir sama dengan belakangnya, dan nantinya di baut penutup seperti daun pintu agar bisa dibuka dan ditutup, dan didalam panel tersebut terdapat papan yang dikaitkan dengan sisi belakang pintu di pakai baut yang nantinya papan tersebut dapat dilepas dan dipasang kembali. Pada umumnya panel listrik adalah terbuat dari plat besi dengan ketebalan 0,5 – 1 mm. Biasanya disesuaikan dengan ukuran atau besarnya panel, dan nantinya papan tersebut yang akan digunakan tempat pemasangan komponen-komponen listrik. Fungsi Panel Listrik Fungsi dari panel listrik adalah untuk menempatkan komponen listrik sebagai pendukung dari mesin-mesin listrik agar bisa beroperasi  sesuai dengan prinsip kerja dari mesin listrik itu sendiri. Untuk mengamankan komponen listrik supaya terlindungi dari pengaruh di sekelilingnya. Untuk menata komponen atau rangkai

10 Virtual appliances yang memudahkan pekerjaan Anda.

10 virtual appliances that can simplify your job By  Jack Wallen September 27, 2012, 10:43 AM PDT Takeaway:  If you’ve never worked with virtual appliances, you owe it to yourself to check them out. Here are 10 good ones that will give you an idea of what they can do for you. When you need to quickly deploy a server or test a server-based application, one of the best means of doing so is by using a virtual appliance. A virtual appliance is essentially a prebuilt virtual machine of a configured server that offers any number of features or services. There are virtual appliances for ERP, CRM, file serving, groupware, and just about every type of server you can think of. You can download complete operating systems or powerful services built on top of full-blown server OSes. I have rounded up 10 of my favorite turnkey solutions, which you can download and load up into your favorite virtual machine host to deploy or test. Since there are hundreds upon hundreds of these types o